Auftragsverarbeitungsvertrag

Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO

1.                 Geltungsbereich und Vertragspartner

Die nachfolgenden Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO (nachfolgend „AGB-AVV“) konkretisieren die Verpflichtungen zum Datenschutz, die sich aus einem zwischen dem Verantwortlichen (nachfolgend geschlechtsneutral „Auftraggeber“) und der Sportakus GmbH, vertreten durch die Geschäftsführer Sam Taubenblatt, Philipp Taubenblatt, Allerheiligentor 2-4, 60311 Frankfurt am Main, Deutschland (nachfolgend geschlechtsneutral „Auftragnehmer“, gemeinsam mit dem Auftraggeber auch„Parteien“) geschlossenen Dienstleistungsvertrag gem. Ziffer 2.1. (nachfolgend „Hauptvertrag“) ergeben.

2.                 Gegenstand und Umfang der Auftragsverarbeitung

2.1.             Im Rahmen der Leistungserbringung nach den Allgemeine Geschäfts- und Nutzungsbedingungen vom 29. April 2025 abrufbar unter dem Link [...] (nachfolgend „Hauptvertrag“) ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer als Auftragsverarbeiter mit personenbezogenen Daten umgeht, für die der Auftraggeber als Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften fungiert (nachfolgend „Auftraggeberdaten“). Dieser Vertrag konkretisiert die datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit dem Umgang des Auftragnehmers mit Auftraggeberdaten zur Durchführung des Hauptvertrags.

2.2.             Der Auftragnehmer verarbeitet die Auftraggeberdaten im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers i.S.v. Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung). Der Auftraggeber bleibt Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinn.

2.3.             Dem Auftragnehmer bleibt es vorbehalten, die Auftraggeberdaten zu anonymisieren oder zu aggregieren, so dass eine Identifizierung einzelner betroffener Personen nicht mehr möglich ist, und in dieser Form zum Zweck der bedarfsgerechten Gestaltung, der Weiterentwicklung und der Optimierung sowie der Erbringung des nach Maßgabe des Hauptvertrags vereinbarten Dienstes zu verwenden. Die Parteien stimmen darin überein, dass anonymisierte bzw. nach obiger Maßgabe aggregierte Auftraggeberdaten nicht mehr als Auftraggeberdaten im Sinne dieses Vertrags gelten.

2.4.             Der Auftragnehmer darf die Auftraggeberdaten im Rahmen des datenschutzrechtlich Zulässigen für eigene Zwecke auf eigene Verantwortung verarbeiten und nutzen, wenn eine gesetzliche Erlaubnisvorschrift oder eine Einwilligungserklärung des Betroffenen das gestattet. Hiernach ist der Auftragnehmer insbesondere berechtigt, Informationen über die Nutzung des Dienstes durch den Auftraggeber und seine Mitarbeiter (nachfolgend „Nutzungsdaten“) zu erfassen und diese zu Zwecken der Erfüllung des Hauptvertrags, der bedarfsgerechten Gestaltung des Dienstes, der Bereitstellung von Nutzungsübersichten, der IT- und Datensicherheit und der Fehlerdiagnose und -behebung zu verarbeiten. Auf solche Datenverarbeitungen findet dieser Vertrag keine Anwendung.

2.5.             Die Verarbeitung der Auftraggeberdaten durch den Auftragnehmer findet grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Es ist dem Auftragnehmer gleichwohl gestattet, Auftraggeberdaten unter Einhaltung der Bestimmungen dieses Vertrags auch außerhalb des EWR zu verarbeiten, wenn er den Auftraggeber vorab über den Ort der Datenverarbeitung informiert und die Voraussetzungen der Art. 44–48 DSGVO erfüllt sind oder eine Ausnahme nach Art. 49 DSGVO vorliegt.

3.                 Weisungsbefugnisse des Auftraggebers

3.1.             Der Auftragnehmer verarbeitet die Auftraggeberdaten gemäß den Weisungen des Auftraggebers, sofern der Auftragnehmer nicht durch das Recht der Europäischen Union oder ihrer Mitgliedstaaten, dem der Auftragnehmer unterliegt, zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichtet ist. In letzterem Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Gesetz eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.

3.2.             Die Weisungen des Auftraggebers sind grundsätzlich abschließend  in den Bestimmungen dieses Vertrags festgelegt und dokumentiert. Einzelweisungen, die von den Festlegungen dieses Vertrags abweichen oder zusätzliche Anforderungen aufstellen, bedürfen einer vorherigen Zustimmung des Auftragnehmers und erfolgen nach Maßgabe des im Hauptvertrag festgelegten Änderungsverfahrens, in dem die Weisung zu dokumentieren und die Übernahme etwa dadurch bedingter Mehrkosten des Auftragnehmers durch den Auftraggeber zu regeln ist.

3.3.             Der Auftragnehmer gewährleistet, dass er die Auftraggeberdaten im Einklang mit den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet. Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen diesen Vertrag oder das geltende Datenschutzrecht verstößt, ist er nach einer entsprechenden Mitteilung an den Auftraggeber berechtigt, die Ausführung der Weisung bis zu einer Bestätigung der Weisung durch den Auftraggeber auszusetzen. Die Parteien stimmen darin überein, dass die alleinige Verantwortung für die weisungsgemäße Verarbeitung der Auftraggeberdaten beim Auftraggeber liegt.

4.                 Pflichten und Rechtsstellung  des Auftraggebers

4.1.             Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Auftraggeberdaten sowie für die Wahrung der Rechte der Betroffenen im Verhältnis der Parteien zueinander allein verantwortlich. Sollten Dritte gegen den Auftragnehmer aufgrund der Verarbeitung von Auftraggeberdaten nach Maßgabe dieses Vertrages Ansprüche geltend machen, wird der Auftraggeber den Auftragnehmer von allen solchen Ansprüchen auf erstes Anfordern freistellen.

4.2.             Dem Auftraggeber obliegt es, dem Auftragnehmer die Auftraggeberdaten rechtzeitig zur Leistungserbringung nach dem Hauptvertrag zur Verfügung zu stellen und er ist verantwortlich für die Qualität der Auftraggeberdaten. Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er bei der Prüfung der Auftragsergebnisse des Auftragnehmers Fehler oder Unregelmäßigkeiten bezüglich datenschutzrechtlicher Bestimmungen oder seinen Weisungen feststellt.

4.3.             Der Auftraggeber hat dem Auftragnehmer auf Anforderung die in Art. 30 Abs. 2 DSGVO genannten Angaben zur Verfügung zu stellen, soweit sie dem Auftragnehmer nicht selbst vorliegen.

4.4.             Ist der Auftragnehmer gegenüber einer staatlichen Stelle oder einer Person verpflichtet, Auskünfte über die Verarbeitung von Auftraggeberdaten zu erteilen oder mit diesen Stellen anderweitig zusammenzuarbeiten, so ist der Auftraggeber verpflichtet, den Auftragnehmer auf erstes Anfordern bei der Erteilung solcher Auskünfte bzw. der Erfüllung anderweitiger Verpflichtungen zur Zusammenarbeit zu unterstützen.

5.                 Anforderungen an Personal

5.1.             Der Auftragnehmer gewährleistet gemäß Art. 29 DSGVO, dass die ihm unterstellten Personen die Auftraggeberdaten nach Maßgabe dieses Vertrags sowie den Weisungen des Auftraggebers verarbeiten.

5.2.             Der Auftragnehmer hat alle Personen, die Auftraggeberdaten verarbeiten, bezüglich der Verarbeitung von Auftraggeberdaten zur Vertraulichkeit zu verpflichten.

6.                 Sicherheit der Verarbeitung

6.1.             Der Auftragnehmer wird gemäß Art. 32 DSGVO erforderliche, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, die unter Berücksichtigung des Standes der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung der Auftraggeberdaten sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen erforderlich sind, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau für die Auftraggeberdaten zu gewährleisten.

6.2.             Dem Auftragnehmer ist es gestattet, technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere die näher inAnlage 2 („Technisch-organisatorische Maßnahmen“) zu diesem Vertrag aufgeführten Maßnahmen, während der Laufzeit des Vertrages zu ändern oder anzupassen, solange sie weiterhin den gesetzlichen Anforderungen genügen.

7.                 Inanspruchnahme weiterer Auftragsverarbeiter

7.1.             Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer hiermit die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter hinsichtlich der Verarbeitung von Auftraggeberdaten hinzuzuziehen. Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses hinzugezogenen weiteren Auftragsverarbeiter ergeben sich aus Anlage 3 („Unterauftragsverarbeiter“). Generell nicht genehmigungspflichtig sind Vertragsverhältnisse mit Dienstleistern, die die Prüfung oder Wartung von Datenverarbeitungsverfahren oder -anlagen durch andere Stellen oder andere Nebenleistungen zum Gegenstand haben, auch wenn dabei ein Zugriff auf Auftraggeberdaten nicht ausgeschlossen werden kann, solange der Auftragnehmer angemessene Regelungen zum Schutz der Vertraulichkeit der Auftraggeberdaten trifft.

7.2.             Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber über beabsichtigte Änderungen in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung weiterer Auftragsverarbeiter informieren. Dem Auftraggeber steht im Einzelfall ein Recht zu, Einspruch gegen die Beauftragung eines potentiellen weiteren Auftragsverarbeiters zu erheben. Ein Einspruch darf vom Auftraggeber nur aus wichtigem, dem Auftragnehmer nachzuweisenden Grund erhoben werden. Soweit der Auftraggeber nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Benachrichtigung Einspruch erhebt, erlischt sein Einspruchsrecht bezüglich der entsprechenden Beauftragung. Erhebt der Auftraggeber Einspruch, ist der Auftragnehmer berechtigt, den Hauptvertrag und diesen Vertrag mit einer Frist von 3 Monaten zu kündigen.

7.3.             Der Vertrag zwischen dem Auftragnehmer und dem weiteren Auftragsverarbeiter muss letzterem dieselben Pflichten auferlegen, wie sie dem Auftragnehmer kraft dieses Vertrages obliegen. Die Parteien stimmen überein, dass diese Anforderung erfüllt ist, wenn der Vertrag ein diesem Vertrag entsprechendes Schutzniveau aufweist bzw. dem weiteren Auftragsverarbeiter die in Art. 28 Abs. 3 DSGVO festgelegten Pflichten auferlegt sind.

7.4.             Unter Einhaltung der Anforderungen der Ziffer 2.5. dieses Vertrags gelten die Regelungen in dieser Ziffer 7.auch, wenn ein weiterer Auftragsverarbeiter in einem Drittstaat eingeschaltet wird. Die Parteien stimmen in diesem Fall überein, dass die Anforderungen der vorstehenden Ziffer 7.3. erfüllt sind, wenn mit dem weiteren Auftragsverarbeiter im Drittstaat die Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer gemäß Beschluss der EU-Kommission vom 4. Juni 2021 („Standardvertragsklauseln“) abgeschlossen werden. Der Auftraggeber erklärt sich bereit, an der Erfüllung der Voraussetzungen nach Art. 49 DSGVO im erforderlichen Maße mitzuwirken.

8.                 Rechte der betroffenen Personen

8.1.             Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber mit technischen und organisatorischen Maßnahmen im Rahmen des Zumutbaren dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der ihnen zustehenden Rechte betroffener Personen nachzukommen.

8.2.             Soweit eine betroffene Person einen Antrag auf Wahrnehmung der ihr zustehenden Rechte unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer geltend macht, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen zeitnah an den Auftraggeber weiterleiten.

8.3.             Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber Informationen über die gespeicherten Auftraggeberdaten, die Empfänger von Auftraggeberdaten, an die der Auftragnehmer sie auftragsgemäß weitergibt, und den Zweck der Speicherung mitteilen, sofern dem Auftraggeber diese Informationen nicht selbst vorliegen oder er sie sich selbst beschaffen kann.

8.4.             Der Auftragnehmer wird es dem Auftraggeber ermöglichen, im Rahmen des Zumutbaren und Erforderlichen gegen Erstattung der dem Auftragnehmer hierdurch entstehenden nachzuweisenden Aufwände und Kosten, Auftraggeberdaten zu berichtigen, zu löschen oder ihre weitere Verarbeitung einzuschränken oder auf Verlangen des Auftraggebers die Berichtigung, Sperrung oder Einschränkung der weiteren Verarbeitung selbst vornehmen, wenn und soweit das dem Auftraggeber selbst unmöglich ist.

8.5.             Soweit die betroffene Person gegenüber dem Auftraggeber ein Recht auf Datenübertragbarkeit bezüglich der Auftraggeberdaten nach Art. 20 DSGVO besitzt, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber im Rahmen des Zumutbaren und Erforderlichen gegen Erstattung der dem Auftragnehmer hierdurch entstehenden nachzuweisenden Aufwände und Kosten bei der Bereitstellung der Auftraggeberdaten in einem gängigen und maschinenlesbaren Format unterstützen, wenn der Auftraggeber sich die Daten nicht anderweitig beschaffen kann.

9.                 Mitteilungs- und Unterstützungspflichten des Auftragnehmers

9.1.             Soweit den Auftraggeber eine gesetzliche Melde- oder Benachrichtigungspflicht wegen einer Verletzung des Schutzes von Auftraggeberdaten (insbesondere nach Art. 33, 34 DSGVO) trifft, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber zeitnah über etwaige meldepflichtige Ereignisse in seinem Verantwortungsbereich informieren. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Erfüllung der Melde- und Benachrichtigungspflichten auf dessen Ersuchen im Rahmen des Zumutbaren und Erforderlichen gegen Erstattung der dem Auftragnehmer hierdurch entstehenden nachzuweisenden Aufwände und Kosten unterstützen.

9.2.             Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber im Rahmen des Zumutbaren und Erforderlichen gegen Erstattung der dem Auftragnehmer hierdurch entstehenden nachzuweisenden Aufwände und Kosten bei etwa vom Auftraggeber durchzuführenden Datenschutz-Folgenabschätzungen und sich gegebenenfalls anschließenden Konsultationen der Aufsichtsbehörden nach Art. 35, 36 DSGVO unterstützen.

10.               Datenlöschung

10.1.           Der Auftragnehmer wird die Auftraggeberdaten nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen löschen, sofern nicht nach dem Recht der Europäischen Union oder ihrer Mitgliedstaaten, dem der Auftragnehmer unterliegt, eine Verpflichtung des Auftragnehmers zur weiteren Speicherung der Auftraggeberdaten besteht.

10.2.           Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Verarbeitung von Auftraggeberdaten dienen, dürfen durch den Auftragnehmer auch nach Vertragsende aufbewahrt werden.

11.               Nachweise und Überprüfungen

11.1.           Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber auf dessen Anforderung alle erforderlichen und beim Auftragnehmer vorhandenen Informationen zum Nachweis der Einhaltung seiner Pflichten nach diesem Vertrag zur Verfügung stellen.

11.2.           Der Auftraggeber ist berechtigt, den Auftragnehmer bezüglich der Einhaltung der Regelungen dieses Vertrages, insbesondere der Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, zu überprüfen; einschließlich durch Inspektionen.

11.3.           Zur Durchführung von Inspektionen nach Ziffer 11.2. ist der Auftraggeber berechtigt, im Rahmen der üblichen Geschäftszeiten (montags bis freitags von 10:00 bis 18:00 Uhr unter Ausnahme gesetzlicher Feiertage am Sitz des Auftragnehmers) nach rechtzeitiger Vorankündigung gemäß Ziffer 11.5. auf eigene Kosten, ohne Störung des Betriebsablaufs und unter strikter Geheimhaltung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen des Auftragnehmers die Geschäftsräume des Auftragnehmers zu betreten, in denen Auftraggeberdaten verarbeitet werden.

11.4.           Der Auftragnehmer ist berechtigt, nach eigenem Ermessen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Verpflichtungen des Auftraggebers, Informationen nicht zu offenbaren, die sensibel im Hinblick auf die Geschäfte des Auftragnehmers sind oder wenn der Auftragnehmer durch deren Offenbarung gegen gesetzliche oder andere vertragliche Regelungen verstoßen würde. Der Auftraggeber ist nicht berechtigt, Zugang zu Daten oder Informationen über andere Kunden des Auftragnehmers, zu Informationen hinsichtlich Kosten, zu Qualitätsprüfungs- und Vertrags-Managementberichten sowie zu sämtlichen anderen vertraulichen Daten des Auftragnehmers, die nicht unmittelbar relevant für die vereinbarten Überprüfungszwecke sind, zu erhalten.

11.5.           Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer rechtzeitig (in der Regel mindestens zwei Wochen vorher) über alle mit der Durchführung der Überprüfung zusammenhängenden Umstände zu informieren. Der Auftraggeber darf eine Überprüfung pro Kalenderjahr durchführen. Weitere Überprüfungen erfolgen gegen Kostenerstattung und nach Abstimmung mit dem Auftragnehmer.

11.6.           Beauftragt der Auftraggeber einen Dritten mit der Durchführung der Überprüfung, hat der Auftraggeber den Dritten schriftlich ebenso zu verpflichten, wie auch der Auftraggeber aufgrund von dieser Ziffer 11. dieses Vertrags gegenüber dem Auftragnehmer verpflichtet ist. Zudem hat der Auftraggeber den Dritten auf Verschwiegenheit und Geheimhaltung zu verpflichten, es sei denn, dass der Dritte einer beruflichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegt. Auf Verlangen des Auftragnehmers hat der Auftraggeber ihm die Verpflichtungsvereinbarungen mit dem Dritten unverzüglich vorzulegen. Der Auftraggeber darf keinen Wettbewerber des Auftragnehmers mit der Kontrolle beauftragen.

11.7.           Nach Wahl des Auftragnehmers kann der Nachweis der Einhaltung der Pflichten nach diesem Vertrage anstatt durch eine Inspektion auch durch die Vorlage eines geeigneten, aktuellen Testats oder Berichts einer unabhängigen Instanz (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren oder Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit – z.B. nach BSI-Grundschutz – („Prüfungsbericht“) erbracht werden, wenn der Prüfungsbericht es dem Auftraggeber in angemessener Weise ermöglicht, sich von der Einhaltung der Vertragspflichten zu überzeugen.

12.               Vertragsdauer und Kündigung

Die Laufzeit und Kündigung dieses Vertrags richtet sich nach den Bestimmungen zur Laufzeit und Kündigung des Hauptvertrags. Eine Kündigung des Hauptvertrags bewirkt automatisch auch eine Kündigung dieses Vertrags. Eine isolierte Kündigung dieses Vertrags ist ausgeschlossen.

13.               Haftung

13.1.           Für die Haftung des Auftragnehmers nach diesem Vertrag gelten die Haftungsausschlüsse und -begrenzungen gemäß dem Hauptvertrag. Soweit Dritte Ansprüche gegen den Auftragnehmer geltend machen, die ihre Ursache in einem schuldhaften Verstoß des Auftraggebers gegen diesen Vertrag oder gegen eine seiner Pflichten als datenschutzrechtlich Verantwortlicher haben, stellt der Auftraggeber den Auftragnehmer von diesen Ansprüchen auf erstes Anfordern frei.

13.2.           Der Auftraggeber verpflichtet sich, den Auftragnehmer auch von allen etwaigen Geldbußen, die gegen den Auftragnehmer verhängt werden, in dem Umfang auf erstes Anfordern freizustellen, in dem der Auftraggeber Anteil an der Verantwortung für den durch die Geldbuße sanktionierten Verstoß trägt.

14.               Schlussbestimmungen

14.1.           Das anwendbare Recht bestimmt sich nach dem Hauptvertrag.

14.2.           Der Gerichtsstandort bestimmt sich nach dem Hauptvertrag.

14.3.           Im Fall von Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und sonstigen Vereinbarungen zwischen den Parteien, insbesondere dem Hauptvertrag, gehen die Regelungen dieses Vertrags vor.

14.4.           Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein oder werden oder eine Lücke enthalten, so bleiben die übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Die Parteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen Regelung eine solche gesetzlich zulässige Regelung zu treffen, die dem Zweck der unwirksamen Regelung am nächsten kommt und dabei den Anforderungen des Art. 28 DSGVO genügt.

14.5.           Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ist ein Teil des Hauptvertrages und wird mit dessen Abschluss wirksam.

Anlage 1: Gegenstand der Auftragsverarbeitung

Zwecke der Auftragsverarbeitung

Personenbezogene Daten des Auftraggebers werden auf Grundlage dieses Auftragsverarbeitungsvertrages zu den folgenden Zwecken verarbeitet:

·        Software-as-Service-Leistungen (SaaS).

Arten und Kategorien von Daten

Zu den auf Grundlage dieses Auftragsverarbeitungsvertrages verarbeiteten Arten und Kategorien von personenbezogenen Daten gehören:

·        Bestandsdaten.

·        Kontaktdaten.

·        Inhaltsdaten.

·        Vertragsdaten.

·        Zahlungsdaten und Abrechnungsdaten.

·        Nutzungsdaten.

·        Standortdaten.

·        Protokolldaten.

·        Meta- und Verbindungsdaten.

·        Mitgliederdaten.

·        Login-Daten / Authentifizierungsdaten

Kategorien der betroffenen Personen

Zu den durch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage dieses Auftragsverarbeitungsvertrages betroffenen Personengruppen gehören:

·        Webseitenbesucher.

·        Softwarenutzer und Anwender.

·        Empfänger von Marketingmaßnahmen.

·        Teilnehmer.

·        Interessenten.

·        Verbraucher.

·        Geschäftskunden.

·        Geschäftspartner.

·        Mitglieder.

Quellen der verarbeiteten Daten

Die auf Grundlage dieses Auftragsverarbeitungsvertrages verarbeiteten Daten werden aus den im Folgenden genannten Quellen, bzw. im Rahmen genannter Verfahren erhoben oder sonst empfangen:

·        Erhebung bei betroffenen Personen.

·        Eingaben, bzw. Angaben des Auftraggebers.

·        Erhebung im Rahmen der Nutzung von Software, Applikationen, Webseiten und anderen Onlinediensten.

·        Erhebung über Schnittstellen zu Diensten anderer Anbieter.

·        Empfang im Wege der Übermittlung oder sonstiger Mitteilung durch oder im Auftrag des Auftraggebers.

Anlage 2: Technisch-organisatorische Maßnahmen

Für die spezifische Auftragsverarbeitung und die darin verarbeiteten personenbezogenen Daten wird ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet, das dem Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen natürlichen Personen entspricht. Hierbei stehen insbesondere die Schutzziele Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Systeme und Dienste im Fokus. Die Belastbarkeit wird entsprechend Art, Umfang, Umständen und Zweck der Verarbeitungen berücksichtigt, wodurch durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen langfristig das Risiko reduziert wird.

Organisatorische Maßnahmen

Wir treffen folgende organisatorischen Maßnahmen zur Sicherung personenbezogener Daten und zur Aufrechterhaltung und Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus.

·        Anforderungen Papierspeicherung – Aufbewahrung von Unterlagen im Papierformat, nur wenn keine im Hinblick auf die Auftragsverarbeitung, ihrem Zweck und den Interessen der von den Inhalten der Unterlagen betroffenen Personen adäquate digitale Kopie vorliegt oder eine Aufbewahrung mit dem Auftraggeber vereinbart wurde oder gesetzlich erforderlich ist.

·        Auswertung Log-Dateien - Regelmäßige anlasslose Auswertung der Log-Dateien zur Erkennung von ungewöhnlichen Einträgen.

·        Geeignete Organisationsstruktur - Eine geeignete Organisationsstruktur für die Informationssicherheit und Datenschutz ist vorhanden und integriert in unternehmensweite Prozesse und Verfahren.

·        Hardware- und Softaktualisierungen - Eingesetzte Software und Hardware wird stets auf dem aktuell verfügbaren Stand gehalten und Softwareaktualisierungen werden ohne Verzug innerhalb einer angesichts des Risikogrades und eines eventuellen Prüfnotwendigkeit angemessenen Frist ausgeführt.

·        Konzept Gewährleistung gesetzliche Anforderungen – Vorhandensein eines Konzepts, dass eine unverzügliche und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Reaktion auf Gefährdungen und Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten gewährleistet (insbesondere Unterrichtung der Mitarbeiter über die Informationspflichten, Einrichtung von Umsetzungsverfahren und Benennung zuständiger Personen sowie regelmäßige Kontrolle und Evaluierung der ergriffenen Maßnahmen).

·        Konzept Wahrung Betroffenenrechte – Erstellung eines Konzept und Gewährleistung der Wahrung der Betroffenenrechte durch den Auftragnehmer (insbesondere im Hinblick auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, Datentransfer, Widerrufe & Widersprüche).

·        Lösch- und Entsorgungskonzept – Vorliegen eines Lösch- und Entsorgungskonzept entsprechend den Datenschutzanforderungen der Auftragsverarbeitung und dem Stand der Technik (physische Vernichtung von Dokumenten und Datenträgern erfolgt z. B. nach DIN 66399).

·        Papierloses Büro – Führung eines papierlosen Büros, d. h. Unterlagen werden grundsätzlich nur digital gespeichert und nur in Ausnahmefällen in Papierform aufbewahrt.

·        Software Voreinstellungen - Einsatz von Software mit datenschutzfreundlichen Voreinstellungen gem. (Art. 25 Abs. 2 DSGVO)

·        Sorgfältige Auswahl Dienstleister - Sorgfältige Auswahl von Dienstleistern, zur Erfüllung nebengeschäftlicher Aufgaben (z.B. Wartungs-, Wach-, Transport- und Reinigungsdienste, freie Mitarbeiter, etc.) und Sicherstellung der Beachtung des Schutzes personenbezogener Daten sowie ggfs. erforderliche Verpflichtung auf Verschwiegenheit und Vertraulichkeit.

·        Sperrvermerke - Die Verarbeitung von Daten des Auftraggebers, die nicht gemäß den Vereinbarungen dieses Auftragsverarbeitungsvertrages gelöscht wurden (z.B. aufgrund gesetzlicher Archivierungspflichten), wird im erforderlichen Umfang durch Sperrvermerke und/oder Aussonderung eingeschränkt.

·        Vertrauenswürdige Quellen - Standardsoftware und entsprechende Updates werden nur aus vertrauenswürdigen Quellen bezogen.

·        Vertraulichkeitsverpflichtung - Verpflichtung auf die Vertraulichkeit gem. Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO.

Zutrittskontrolle

Es wurden Maßnahmen zur physischen Zutrittskontrolle implementiert, die es Unbefugten untersagen, physisch auf die Systeme, Datenverarbeitungsanlagen oder Verfahren zuzugreifen, die zur Verarbeitung personenbezogener Daten dienen.

·        Absicherung Gebäudeschächte - Fenster, Schächte und ähnliche Zugangsmöglichkeiten sind gegen den unberechtigten Zutritt gesichert.

·        Alarmanlage - Einsatz einer Alarmanlage.

·        Elektronisches Schließanlage - Elektronisches Schließanlage mit Sicherheitsschlössern.

·        Manuelle Schließanlage - Manuelle Schließanlage mit Schließzylinder.

·        Manuelle Schließanlage - Manuelle Schließanlage mit Sicherheitsschlössern.

·        Schlüssel- und Zugangskartenverwaltung - Schlüsselregelung mit Dokumentation.

·        Serveranlagen - Datenverarbeitung des Auftraggebers nur bei externen Server-Anbietern unter Beachtung der Vorgaben für Auftragsverarbeitung gespeichert (nur Arbeitsplatzrechner und mobile Geräte in den eigenen Geschäftsräumlichkeiten).

·        Sperrung von Geräten und Sicherung der Arbeitsumgebung - Verpflichtung Mitarbeiter Geräte zu sperren oder sie besonders zu sichern, wenn sie ihre Arbeitsumgebung oder die Geräte verlassen.

·        Umzäunung Betriebsgelände - geeignete Umzäunung des Betriebsgeländes.

·        Videoüberwachung - Videoüberwachung der Zugänge.

Zugangskontrolle

Es wurden Maßnahmen zur elektronischen Zugangskontrolle ergriffen, die sicherstellen, dass Unbefugten der Zugang zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen die Verarbeitung durchgeführt wird, oder Verfahren, verwehrt wird. Dies beinhaltet Maßnahmen klassischer physischer Sicherheit, die unbefugte, direkte physische Einwirkung auf Verarbeitungsanlagen verhindern. Um den Zugang zu unserem Datenverarbeitungsanlagen zu schützen, haben wir folgende Maßnahmen getroffen.

·        Anti-Viren-Software - Einsatz einer Anti-Viren-Software.

·        Authentifikation mit Benutzer + Passwort - Datenverarbeitungsanlagen sind passwortgeschützt.

·        Intrusion-Detection-Systeme - Einsatz von Serversystemen und Diensten , die über Angriffserkennungssysteme verfügen.

·        Intrusion-Protection-Systeme - Einsatz von Serversystemen und Diensten, die über Angriffsvermeidung- und Abwehrsysteme verfügen.

·        Mobile Device Management - Einsatz von Mobile Device Management

·        Passwörter verschlüsselt - Keine Speicherung der Passwörter im Klartext, sondern nur gehashed oder verschlüsselt Übertragung.

·        Passwortkonzept - Passwörter entsprechend dem Stand der Technik und den Anforderungen an Sicherheit durch entsprechende Mindestlänge und Komplexität.

·        Passwort-Management-Software - Einsatz einer Passwort-Management-Software.

·        Sperrung von Logindaten - Fehlversuche beim Login auf betriebsinterne Systeme werden auf eine angemessene Anzahl beschränkt.

·        Software-Firewall - Einsatz von Software-Firewall(s).

·        Verschlüsselung von Backups - Backups werden verschlüsselt gespeichert.

·        Verschlüsselung von Datenträgern - Verschlüsselung von Datenträgern mit dem Stand der Technik entsprechenden Verfahren.

·        Zwei-Faktor-Authentifizierung - Nutzung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Zugang zu Datenverarbeitungsanlagen.

Interne Zugriffskontrolle und Eingabekontrolle (Berechtigungen für Benutzerrechte auf Zugang zu und Änderung von Daten)

Es sind Maßnahmen zur Zugriffskontrolle ergriffen worden, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Ferner sind Maßnahmen zur Eingabekontrolle ergriffen worden, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert, entfernt oder sonst verarbeitet worden sind.

·        Administratoren - Die Tätigkeiten der Administratoren werden im Rahmen der rechtlich zulässigen Möglichkeiten und des technisch zumutbaren Aufwandes angemessen überwacht und protokolliert.

·        Aufbewahrung Datenträgern - Datenträger werden sicher aufbewahrt und angemessen vor Zugriff durch unbefugte Personen gesichert.

·        Berechtigungskonzept Kontrolle - Regelmäßige Prüfung des Rechte- und Rollenkonzept und Aktualisierung bei Bedarf (z. B. Verstöße gegen die Zugriffsbeschränkungen).

·        E-Mail-Versand Ende-zu-Ende-Verschlüsselung - Verarbeiteten personenbezogenen Daten werden beim E-Mail-Versand auf Weisung des Auftraggebers ende-zu-ende-verschlüsselt übertragen.

·        Einsatz von Aktenvernichtern - Einsatz von Aktenvernichtern (min. Sicherheitsstufe 3 und Schutzklasse 2).

·        Einsatz von Dienstleistern - Einsatz von Dienstleistern zur Akten- und Datenvernichtung (nach Möglichkeit mit DIN 66399 Zertifikat).

·        Passwortlichtlinien - Passwortrichtlinie inkl. Länge, Komplexität und Wechselhäufigkeit.

·        Personalisierte Benutzernamen - Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen).

·        Protokollierung Logins in Datenverarbeitungsanlagen - Anmeldungen in den Datenverarbeitungsanlagen, bzw. Verarbeitungssystemen werden protokolliert.

·        Protokollierung Zugriff Beschäftigten oder Beauftragten - Nachvollziehbarkeit, welche Beschäftigten oder Beauftragten auf welche Daten wann Zugriff hatten (z.B. durch Protokollierung der Softwarenutzung oder Rückschluss aus den Zugriffszeiten und dem Berechtigungskonzept).

·        Protokollierung Zugriffe Dateien - Zugriffe auf einzelne Dateien des Auftraggebers werden protokolliert.

·        Protokollierung Zugriffe Eingabe, Veränderung und Löschung - Eingabe, Veränderung und Löschung einzelner Daten des Auftraggebers wird protokolliert.

·        Schutz Protokoll- bzw. Logdateien vor Zugriff - Die Protokoll-, bzw. Logdateien werden vor Veränderung sowie vor Verlust und gegen unberechtigten Zugriff geschützt.

·        Sichere Aufbewahrung - Sichere Aufbewahrung von Datenträgern.

·        Verschlüsselung von Datenträgern - Verschlüsselung von Datenträgern mit dem Stand der Technik entsprechenden Verfahren.

·        Verschlüsselung von Smartphones - Verschlüsselung von Smartphones mit dem Stand der Technik entsprechenden Verfahren.

·        Zugriffsrechte - Personenbezogene Zugriffsrechte zur Nachvollziehbarkeit der Zugriffe.

Weitergabekontrolle

Es sind Maßnahmen zur Weitergabekontrolle ergriffen worden, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.

·        Mobile Datenträger - Mobile Datenträger werden verschlüsselt.

·        Speicherung - Dateien werden vor der Übermittlung an Cloudspeicherdienste verschlüsselt.

·        SSL / TLS Verschlüsselung - Einsatz von SSL-/TLS-Verschlüsselung bei der Datenübertragung im Internet

·        Übertragung - Verschlüsselte Datenübertragung (z.B. E-Mailverschlüsselung nach PGP oder S/Mime, VPN, verschlüsselte Internetverbindungen mittels TLS/SSL, Einsatz FTAPI - Datentransfertool)

Anlage 3: Unterauftragsverarbeiter

Der Auftragsnehmer setzt die folgenden Unterauftragsverarbeiter im Rahmen der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber ein: